ניהול מסמכים חכם 

אחד הגורמים מבזבזי הזמן והמשאבים, המסרבלים והמעיקים הוא תזרים הנייר בארגון: תיוק מסמכים, חיפושים , תיקון טעויות תיוק, תיוק מחדש, אבטחת מידע מסורבלת ועוד...

אז איך לנהל את המסמכים בארגון בצורה יעילה, חסכנית (ואפילו מהנה)?

להלן אבולוציה של מעבר מעולם אנלוגי של קלסרים, דפדפות , ארוניות ומחסנים לעולם דיגיטאלי של קבצים סרוקים, כוננים ותוכנות לניהול מסמכים:

שלב א'- לסרוק:

סריקת מסמכים מאפשרת לכם להמיר נייר בעל גודל פיזי ונוכחות - אשר תופס מקום על כל המשתמע מכך לקובץ דיגיטאלי בעל גודל וירטואלי המתקיים רק בזיכרון המחשב.

שלב ב'- לסרוק חכם (או על מה לשים דגש)

• סריקה בצבע, גווני אפור או שחור-לבן:  רוב המסמכים בארגון אינם דורשים תצוגה צבעונית, כגון : חשבוניות, ת.משלוח, הזמנות רכש, ולכן עדיף לסרוק כך שסוג התמונה שיתקבל יהיה בשחור לבן, זאת כדי לייצר קבצים בעלי נפח קטן שלא יתפסו מקום רב על הדיסק הקשיח. בתחילת התהליך ייתכן ולא יהיה עומס מורגש אך עם הזמן כשכמות הקבצים תגדל ההבדלים הופכים למשמעותיים ביותר. קובץ הנסרק בשחור לבן קטן בהרבה מאשר קובץ הנסרק בגווני אפור או צבע.
• איכות הסריקה: אלמנט חשוב נוסף המשפיע על גודל הקבצים הוא הרזולוציה (מידת האבחנה) המוגדרת לסריקה. בדרך כלל כשמדובר במסמכים המכילים בעיקר טקסט מומלץ שרזולוציית הסריקה לא תעלה על 200 DPI כדי לחסוך בנפח הקבצים. ככל שיש חשיבות לאיכות התמונה המתקבלת כך כדאי להעלות את הרזולוציה.
• שמות קבצים:  כדאי לתת שמות בעלי משמעות לקבצים המרמזים על תוכנם , מהלך זה יקל על חיפוש המסמכים במחשב. כדאי אף ליצור היררכיית תיקיות של תאריכים ונושאים בדיוק כפי שאלו מתקיימים בארכיונים פיסיים
• תוכנות סריקה: כדאי להיוועץ עם יבואן הסורק לגבי תוכנות סריקה חינמיות מומלצות. ישנן חברות לייצור סורקים התוכנות חינמיות לסריקה בעלות הגדרות ואפשרויות מתקדמות ביותר
• הקצאת שטח אחסון וגיבוי: כדאי להקצות דיסק נפרד לאחסון הקבצים. אם בחברה יש מספר שרתים כדאי להגדיר אחד מהם כ"שרת הקבצים" אליו ייסרקו המסמכים כדי שתהיה אפשרות לנהל את נפח הדיסק בצורה יעילה. מומלץ לאחסן את הקבצים על דיסק שונה מזה שמותקנת עליו מערכת ההפעלה כך שבמקרה ותהיה תקלה לא ייפגמו הקבצים. כמו כן למותר לציין שגיבוי הקבצים חשוב ביותר ויש לדאוג לגיבוי אוטומטי של הדיסק.

שלב ג'- לסרוק יותר חכם:

לסרוק מסמכים הוא תנאי ראשון והכרחי כדי לייעל את תזרים הניירת במשרד אך לעיתים קרובות הוא אינו מספיק, במיוחד כשכמות הניירת היא גדולה מכדי לנהל אותה באופן המתואר בשלבים א' ו-ב'. כמו כן במעבר לעבודה דיגיטאלית יש צורך במנגנונים ממוחשבים תואמים, כגון אבטחת מידע, ניהול והרשאות למשתמשים , איתור קבצים במחשב וניהול ותחזוקת שטחי האחסון הוירטואליים. ולכן מומלץ להציץ באפשרות הבאה:

מערכת לניהול מסמכים וארכיון דיגיטאלי:

 כדי לנהל מספר רב של מסמכים במקסימום של יעילות תוך מינימום השקעה מומלץ להשתמש במערכת ממוחשבת של ארכיון דיגיטאלי או ניהול מסמכים. מערכות לניהול מסמכים מאפשרות מגוון רחב של אפשרויות מתקדמות אשר מסייעות לארגון לנהל את הניירת בצורה שוטפת ויעילה. בבסיס, מערכות ארכיון דיגיטאלי וניהול מסמכים מאפשרות לסרוק מסמכים ולנתב אותם לארכיונים וירטואליים במחשב. ממשק המשתמש מאפשר איתור ושליפה מהירים של מסמכים על ידי מילות מפתח, עריכה, שליחה ושיתוף בין נמענים פנים וחוץ ארגוניים, ביחד עם  ניהול משתמשים ואבטחת מידע מתקדמת הן יכולות לספק פתרון שלם לניהול מסמכים באופן דיגיטאלי.

בין היכולות הבולטות של רבות ממערכות אלו :

• יכולות סריקה מתקדמות יותר כגון סריקת מספר רב של עמודים לקובץ אחד, יצירת מקבצי דפים תוך כדי סריקה לפי פרמטרים קבועים מראש, סריקה ותיוק אוטומטיים ללא מגע יד אדם, דחיסה ושיפור תמונה
• שמירת מידע על הקבצים הסרוקים - מילות/שדות מפתח (metadata) ואפשרויות איתור ושליפה על פי נתונים אלו
• סריקה ותיוק אוטומטי על פי זיהוי של ברקודים
• יכולות חיפוש מתקדמות לפי חתכים שונים (כגון מילות מפתח, תאריך סריקת המסמך, משתמשים וכדומה)
• אינטגרציות למערכות שונות כגון :
• מערכות ERP של הארגון - סריקה ישירות מתוך המערכת הארגונית ושיוך אוטומטי של הקבצים כך שמתאפשרת צפייה במסמך מתוך הכרטיס המתאים
• תוכנות אופיס- שמירת קבצים למערכת או תיוק ישירות מתוכנות האופיס למיניהן כגון אאוטלוק , וורד ואקסל
• מערכות חתימה דיגיטלית המאפשרות חתימה ישירות על המסמך באמצעות העכבר או עט חתימה

שלב ד'- ועוד יותר חכם... ניהול מסמכים בענן: ישנן היום תוכנות לניהול מסמכים שעובדות במודל ענן. במודל זה מדובר בתוכנה אינטרנטית (מערכת וובית) המאפשרת לנהל את המסמכים תוך כדי "מיקור חוץ" לתחזוקת המסמכים הסרוקים. כשעובדים במודל ענן, הקבצים מאוחסנים במחשבי חברת התוכנה כך שאין צורך לתחזק את המסמכים בשרתי הארגון. האחסנה, האבטחה והגיבוי הם בדרך כלל חלק מן השירות הכולל של מערכת ניהול מסמכים בענן.

יתרונות נוספים לעבודה במערכת וובית:

• גמישות המערכת בניתור תקלות והוספת פיצ'רים ותכונות, עדכונים שוטפים לתוכנה יכולים להתבצע בקלות ובמהירות תוך מינימום הפרעה לעבודה השוטפת
• יכולות שיתוף מתקדמות בין משתמשים תוך כדי החלפת מסרים , הערות , אישורים וכדומה
• ניהול הרשאות רחב ודינאמי
• ניהול זרימות עבודה (workflows), מוגדרות מראש או דינמיות, של משימות, חיתום, אישורים וכדומה עד לתיוק הסופי של המסמך
• ממשק משתמש נוח ואינטואיטיבי
• מאחר והמידע מאוחסן בשרתי חברת התוכנה בדרך כלל אבטחת המידע מתבצעת על ידי המערכות המתקדמות ביותר בתחום זה

בהחלטה לעבוד עם תוכנת ענן יש לוודא את תחומי האחריות של החברה המספקת את השירותים, רמת האבטחה ונהלי הגיבוי שלה. כמו כן מומלץ לדאוג לקבלת דיסק גיבויים של המסמכים מעת לעת.